Upravi za programe i projekte EU, europske i međunarodne poslove Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja pomogli smo u upravljanju dokumentima na brz, jednostavan i efikasan način, uz integraciju sa sustavom za upravljanje projektima.
U mnogim kompanijama i organizacijama javnog sektora, krvotok kojim dokumenti putuju zove se – elektronička pošta. Prvi email u današnjem obliku, s prepoznatljivim “@” znakom koji razdvaja korsnika od korisničke domene poslan je 1971. u Sjedinjenim državama, u sklopu ARPANET projekta. Poslao ga je Ray Tomlinson koji je ujedno razvio prvi program za slanje email poruka u obliku kakve danas svi prepoznajemo.
Slanje dokumenata elektroničkom poštom postao je dio svakodnevnice. Vrlo je praktično ali ima i svoje nedostatke. Kad broj dokumenata unutar organizacije jako naraste, postaje problematično nalaziti dokumente, utvrditi koja je verzija aktualna, uključivati veći broj suradnika na nekom projektu … Zbog svega toga razvijeni su sustavi za strukturirano upravljanje dokumentima, engleskog naziva Document Management Systems, odnosno skraćeno “DMS”.
Naš klijent, Uprava za programe i projekte EU, europske i međunarodne poslove Ministarstva gospodarstva i održivog razvoja RH (MINGOR) izrazio je potrebu i interes upravo za takvim sustavom, kako bi “ukrotili” šumu dokumenata i umjesto popriličnog nereda došli do toga da dokumenti “zaplešu” u ritmu organizacije i njenih potreba.
Specifičnost projekta bio je zahtjev klijenta za integracijom DMS sustava sa sustavom za upravljanje projektima (PMS) zasnovanom na platformi Primavera. Podršku klijentu u implementacji i radu s Primavera sustavom daje naš partner, kompanija Primakon.
Zajedničkim djelovanjem oba sustava i njihovom integracijom korisniku je omogućeno niz važnih funkcionalnosti kao što su:
- Objedinjeni, središnji pregled najvažnijih informacija, dokumenata i izvještaja
- Središnji repozitorij dokumenata
- Praćenje financijske i izvedbene realizacije projekata
- Upravljanje HR procesima
Rezultat ovog projekta bila je značajna optimizacija procesa rukovanja dokumentima u Ministarstvu. Document management sustav koji smo implementirali učinio je procese učinkovitijim, transparentnijim i ekonomičnijim. Korisnici su jednostavno pristupali dokumentima, mogli su ih lako dijeliti i surađivati u stvarnom vremenu, a sve su to radili u okruženju koje je potpuno prilagođeno njihovim specifičnim zahtjevima.
Za potrebe projekta korištena je Microsoft tehnologija – konkretnije, za sam sustav upravljanja dokumentima korištena je Microsoftova platforma SharePoint. Jednostavnost korištenja i usklađenost s vizualnim standardima i načinom korištenja ostalih Microsoft proizvoda, koji su korisnicima dobro poznati, bila je važna za brzo i “bezbolno” prihvaćanje sustava od strane krajnjih korisnika te uključivanje sustava u njihovo svakodnevno radno okruženje.
Zadovoljstvo korisnika za Perpetuum je uvijek na prvom mjestu, a u ovom projektu posebno smo se usredotočili na korisničko iskustvo. Korisnici su izrazili zadovoljstvo novim sustavom i lakoćom korištenja. Njihovo vrijeme koje su potrošili na traženje, pregledavanje i dijeljenje dokumenata smanjilo se, što im je omogućilo da se fokusiraju na svoje glavne zadatke.
Ovaj projekt donio je Ministarstvu gospodarstva i mnoge druge poslovne koristi. Uz značajne uštede u vremenu i troškovima, ministarstvo sada ima učinkovitiji, pouzdaniji i sigurniji način upravljanja dokumentima, što je povećalo produktivnost čitavog tima. Sustav također ima mogućnost nadogradnje i prilagodbe kako bi odgovorio na buduće potrebe Ministarstva, čime se osigurava dugoročna vrijednost ulaganja u projekt.