Oblačni razgovori - Zašto bi netko koristio servise koje ne može kontrolirati u cijelosti?

Perpetuum Mobile Baza znanja, Tips'N'Tricks

Zašto bi netko koristio servise koje ne može kontrolirati u cijelosti?

SaaS (Software as a Service) i Office 365 kao najpoznatiji i najrašireniji predstavnik dokazuju da neke dijelove svog IT sustava ne bi trebalo imati „kod kuće“, jer ne donose dodanu vrijednost tvrtki, već, u velikoj većini slučajeva, troškove.

Računarstvo u oblaku, ime je i metafora prema korisnicima koji koriste servise, ali ne vide cijelu sustavnu mrežu koja opslužuje servise sa strane pružatelja usluga (engl. "service provider"). Na kraju krajeva, krajnjem korisniku je bitna dostupnost i lakoća korištenja. Tim terminom pojednostavljujemo objašnjenje usluga koje dobivaju.

Računarstvo u oblaku i sigurnost

 Pitanje glasi "Da li mogu koristiti računarstvo u oblaku?". Krajnji korisnici (Uprava), oni zbog kojih sustav ili servisi postoje u svakoj tvrtki su oni koji trebaju odlučiti da li im servisi smiju ili žele otići u oblak ("cloud"). Odluka nije jednostavna jer se mijenja način razmišljanja i rada.

I dalje su podaci pod vašom kontrolom, upravljate njima kao i do sada. Mijenja se mjesto gdje se podaci nalaze. Naravno, nalaze se u oblaku (cloudu). To je naziv koji označava korištenje mjesta za pohranu na tuđim serverima i lokacijama. I tu dolazimo do pitanja "Da li netko gleda moje podatke? Da li netko pristupa njima? Da li će ih netko zloupotrijebiti ili obrisati?".

Obično odgovaram pitanjem: "Da li posjedujete Facebook, LinkedIn, Google račun? Da li imate mobilni uređaj sa GPSom?" U velikoj većini slučajeva odgovor je pozitivan. Pitanje privatnosti postaje složenije nego ikada. Odnosno, ovisi o tome koliko duboko ste ušli u korištenje modernih servisa i koliko dopuštate da budete sveprisutni. To je pitanje vaše osobne privatnosti.

Podaci su najveća vrijednost tvrtke.Trendovi su takvi da tvrtke koje nude usluge pohrane ostvaruju određeni profit od svojih usluga i nemaju namjeru prokockati svoj posao, a time dajem odgovor na pitanje o sigurnosti podataka. O podacima se brinu, osigurava se vrlo velika dostupnost, podatke nitko ne gleda jer ih je previše i mišljenja sam da određene institucije baš i ne interesiraju vaši dopisi ili ponude. Najvažnije je što su svakim danom usluge sve kvalitetnije i jeftinije. No, ključno je da ste vi vlasnik podataka i da morate i dalje brinuti o njihovom stvaranju, korištenju, nestajanju i sigurnosnim kopijama. Mijenjate mjesto pohrane za dnevno korištenje. Sigurnosne kopije (backup) je na vašoj strani.

Naravno, smještajem na stranu pružatelja usluga dobivate neusporedivo veću dostupnost i sigurnost nego što bi imali da servise imate kod sebe. Ako posjedujete ogromnu količinu financijskih sredstava moja prethodna rečenica pada u vodu, no da li imate?

Osnovni servisi-pohrana podataka

Cijeli koncept nije nov, no neću odlaziti daleko u prošlost. Pojavom servisa za dijeljenje datoteka, počelo je novo doba. Promijenio se način naplate i korištenja kao i pravna regulativa. Dropbox, Amazon i slični uveli su revoluciju. Cijela usluga je zapravo nastala zbog banalnog razloga: velike količine izgubljenih USB stickova (prenosivih flash memorija). U početku samo kao servis vanjske memorije, nesiguran u većini stvari (ali sigurniji od USB-a u svakom slučaju), polako je rastao u ozbiljniji poslovni servis. Dolaskom širokopojasnog interneta kod korisnika i poboljšanjima na serverskim i sustavima za pohranu podataka, padom cijena istih, količina servisa raste i većina njih (Google i drugi) počinju nuditi cijelu paletu servisa prema poslovnim i krajnjim korisnicima. Pojavio se Google Apps i Office 365.

U početku se gledalo sa skepsom na taj tip usluga. Velika većina ozbiljnih korisnika odbijala je razmišljati o tome, više zbog nezrelosti cijelog koncepta. Neki servisi su se bazirali i na prikrivenom reklamiranju, što je još više odbijalo poslovne korisnike. No, ulaskom ozbiljnijih igrača, u ovom slučaju Microsofta, stvari se pokreću prema poslovnim korisnicima. Sazrjelo je okruženje kao i svi parametri koji utječu na kvalitetno korištenje usluge i dostupnost.

Nakon nekoliko problema na servisima i otklanjanja istih, shvatila se ozbiljnost.

OneDrive

Prvi servis koji bih spomenuo je OneDrive/SkyDrive/Windows Live Folders.

U sklopu Office 365 on se zove OneDrive for Business, naslanja se na SharePoint Online i služi za pohranjivanje osobnih datoteka, kao i dijeljenje datotekas kolegama i prijateljima.

OneDrive je servis za korisnike koji nemaju aktiviranu Office365 licencu, besplatan je i ne treba licencu. Funkcionalnost je gotovo identična kao i njegovom većem bratu, osim što je to samostalan bazičan servis pohrane i dijeljenja datoteka putem servisa u oblaku ("cloud service").

Moguće je u OneDrive pohranjivati datoteke, kreirati foldere, dodjeljivati prava na njima za korištenje unutar kruga korisnika ili grupa kojima dozvoljavate pristup.

Za besplatnu verziju (OneDrive) registracija je jednostavna, a dodavanjem dodatnih usluga OneDrive-u (pohranjivanje fotografija itd), dobivate dodatnu količinu prostora. Količina prostora koju inicijalno dobijete mijenja se često, pa neću spominjati količinu prostora. Najjednostavnije je pogledati na stranici usluge i izračunati količinu. Ako vam je premalo, uvijek možete dokupiti prostor.

Novije verzije Office on-premise paketa omogućavaju da OneDrive integrirate u Office i koristite kao mjesto za spremanje i dohvat dokumenta. Foldere ili datoteke vrlo jednostavno možete dohvatiti putem Windows Explorera, posebno ako imate na svom računalu instaliranu malu klijentsku aplikaciju. Windows 8/8.1 u sebi ima integriran OneDrive klijent i može ga se koristiti za neke sistemske integracije.

Dijeljenje foldera ili datoteka izuzetno je jednostavno i moguće je dati prava samo na čitanje kao i puna prava na folder/datoteku s mogućnošću dodavanja i mijenjanja sadržaja.

Oblačni razgovori

Ako želite dodatnu sigurnost, moguće je ograničiti pristup samo korisnicima koji imaju Microsoft account (Live account). Ili omogućiti pristup onima koji imaju link na vas folder/datoteku.

OneDrive for Business

OneDrive for Business ima dodatne mogućnosti, jer je integriran u Office 365 i SharePoint Online kao centralni sustav za kolaboraciju. Osnovno je da se prilikom otvaranja korisničkog računa na Office 365 otvara i OneDrive for Business.

Oblačni razgovori

Na gornjoj traci izbornika nudi se OneDrive. Ovaj OneDrive nije identičan personalnom (osobnom) OneDrive-u. Ovaj je mnogo kompleksniji, jer je zapravo koristi SharePoint u pozadini, sa svim mogućnostima i ograničenjima.

OneDrive for Business servis je zapravo usluga na koji se korisnici vrlo brzo naviknu. Nedostatak je: ako nemate dovoljno brzu vezu, ne pokušavajte podizati (uploadati) svoje dokumente i datoteke odjednom u oblak (cloud). Strpljenja i reda u prebacivanje. Kada počnete koristiti servis u punoj funkcionalnosti, siguran sam da ćete biti oduševljeni! Neki poslovni procesi biti će vam olakšani, ubrzani ili ćete vidjeti neke nove prilike za razvoj poslovanja u budućnosti.

Pokušajte koristiti OneDrive, vrlo je koristan.

Office 365 za učenike i studente

Svi učenici i studenti koji posjeduju AAI@EduHr elektronički identitet imaju mogućnost korištenja Office 365 servisa Education E3, putem portala office365.skole.hr.

Kratke upute slijede uskoro na ovim stranicama. Ako ne možete čekati, pogledajte https://office365.skole.hr/default/faq

Do slijedećeg čitanja,

Tomislav Lulić